Overordnet styring og kontroll
Ukom har i 2022 fortsatt arbeidet med å utvikle gode arbeidsprosesser for å løse vårt samfunnsoppdrag på best mulig måte. En overordnet virksomhetsstrategi er på plass og styringssystem for virksomheten, “Styringspyramiden”, er satt i drift og videreutviklet gjennom året. I 2022 ble beskrivelsen av Ukoms undersøkelsesmetodikk og tilhørende rutiner og prosedyrer revidert.
Personvern og informasjonssikkerhet
Personvern og informasjonssikkerhet er sentralt for arbeidet i Ukom og dette gjenspeiles også i Ukoms styringssystem. Sikring av gode rutiner for personvern pågår som et kontinuerlig arbeid i alle prosesser. Arkivmaterialet i Ukom er for en stor del personsensitivt, og trygge rutiner for håndtering av opplysninger er avgjørende.
Det ble i 2022 lagt til rette for innføring av M365, en sky-basert tjeneste som skal bidra til mer effektive arbeidsprosesser i Ukom. Ulike IKT-verktøy ble lagt inn i denne løsningen, herunder også saks- og arkivsystemet, P360.
Personvernombud
Ukom har i 2022 fått på plass nytt personvernombud. Personvernombudet har deltatt i prosessen med innføring av ny skyløsning.
Økonomi
Etter en gradvis oppbygging av aktiviteten i Ukom etter etableringen i 2019, var 2022 det første året der Ukom hadde budsjettert med full utnyttelse av budsjettrammen. Ukom endte i 2022 på kr. 865 000 i underforbruk, ut fra tildelt budsjettramme.
Årsakene til underforbruket var primært innsparing av lønnsmidler i forbindelse med avgang fra stillinger innen nyansettelser kom på plass. Noe underforbruk er også knyttet til refusjon fra NAV i forbindelse med sykmeldinger. I tillegg ble det noe mindreforbruk grunnet tidsforskyvning i et mindre ombyggingsprosjekt samt planlagte IKT-prosjekter.
IKT – prosjekter
Ukom har siden oppstarten i 2019 arbeidet med å få på plass mer hensiktsmessige IKT verktøy. Dette er viktig både for effektivitet og motivasjon i organisasjonen, og det er også viktig for å kunne ivareta datasikkerheten.
På slutten av 2022 ble ny infrastruktur og nye IKT verktøy innført i hele organisasjonen. Dette innebar utrulling av M365 og oppgradert arkivløsning. Med dette fikk Ukom en moderne arbeidsflate å jobbe på, samtidig som sikkerheten ble økt. Den nye plattformen vil gjøre det mulig å videreutvikle arbeidsprosesser, og forenkle hverdagen for den enkelte ansatte.
Følgende prosjekter ble gjennomført i 2022:
- Domeneprosjektet – overføring av Ukom til eget domene og skyløsning
- Innføring av M365
- Videreutvikling av hjemmeside
Videreutvikling av hjemmeside vil fortsette også i 2023, særlig for å imøtekomme krav til universell utforming.
Det skjer kontinuerlig oppgradering både på Helsenorge.no og Melde.no for å bedre brukervennligheten. I 2022 bidro Ukom i arbeid med skjemaløsning og universell utforming på Melde.no. Ukom bidro også i prosjektet med å koble sykehusenes avvikssystem sammen med Melde.no.
Inkludering og likestilling
Ukom arbeider, i samsvar med statlig inkluderingspolitikk, for inkludering og mangfold.
Ukom ønsker å medvirke til at staten oppnår resultatmålet på 5 prosent inkludering av personer med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en i arbeidslivet. Handlingsplanen fastsetter tiltak i forbindelse med rekrutteringsprosesser. Ellers jobber Ukom for et arbeidsmiljø som er helsefremmende og meningsfullt, slik at også medarbeidere med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en kan oppleve trivsel, ivaretakelse og utvikling.
Ved utlysning av ledige stillinger etterspør vi en balansert alders- og kjønnssammensetning samt personer med innvandrerbakgrunn.
I rekrutteringsprosessen blir alle søkere med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV-en særlig vurdert for intervju.
Ved utgangen av 2022 er kvinneandelen i Ukom totalt 78 prosent. Kvinneandelen i ledergruppen er 83 prosent.
Kontordrift
2022 var det første året med ordinær drift i Ukom etter pandemien som innebar nedstengning og utstrakt bruk av hjemmekontor. En ordning med veksling mellom hjemmekontor og tilstedeværelse ble forlenget, og vil bli tatt opp til evaluering i 2023. Pandemien gav oss god erfaring med bruk av videokonferanser. Vi har fremdeles utstrakt bruk av dette, men ser også verdien av å være fysisk til stede i eksterne møter for å bygge relasjoner.
I undersøkelsene våre reiser vi i hovedsak ut for å gjennomføre fysiske intervjuer med helsepersonell, pasienter og pårørende. Enkelte dialogmøter og intervjuer blir likevel gjennomført virtuelt. For å sikre at møterommene våre ivaretar krav til konfidensialitet, ble det ved årsskiftet 2022/-23 gjort en mindre ombygging i kontorlokalene. Dette vil gi større fleksibilitet i arbeidet, samtidig som det gir økonomiske innsparinger og miljøgevinster.