4 Styring og kontroll i virksomheten

Overordnet styring og kontroll

Ukom har en overordnet virksomhetsstrategi som legger føringer for den årlige virksomhetsplanen. De overordnede dokumentene beskriver mål og prioriteringer.

Ukoms arbeidsprosesser med tilhørende beskrivelser av retningslinjer og rutiner er lett tilgjengelig for alle ansatte i styringssystemet på Ukoms intranett. 

Helse, miljø og sikkerhet - HMS

Ukom har et system for innmelding og håndtering av avvik som er lett tilgjengelig for de ansatte. Det er etablert rutiner for håndtering av interne avvik. Antall avviksmeldinger er lavt. Innmeldte avvik gjennomgås i arbeidsmiljøutvalget (AMU) for eventuell videre oppfølging. 

AMU har også dette året fulgt opp medarbeiderundersøkelsen fra 2023. Vi hadde en personalsamling høsten 2024 hvor temaene ble fulgt opp. Erfaringen er at tiltakene som er iverksatt har hatt en positiv effekt på arbeidsmiljøet. 

Forslaget om å oppheve Ukom-loven og sammenslåing av Ukom og Statens helsetilsyn har virket inn på arbeidsmiljøet. Vår strategi har vært åpenhet om prosess og involvering av medarbeidere i oppfølging av høringssvar og dialog med departement. Dette har bidratt til å trygge arbeidstakerne i prosessen.

Personvern og informasjonssikkerhet 

Arbeidet med personvern og informasjonssikkerhet gjenspeiles i Ukoms styringssystem. Sikring av gode rutiner for personvern pågår som et kontinuerlig arbeid i alle prosesser. 
Ukom startet et internt prosjekt for bruk av kunstig intelligens (KI) i våre arbeidsprosesser. Personvern og informasjonssikkerhet er viktige tema når vi vurderer mulighetene for å ta i bruk ulike verktøy for KI. Dette arbeidet videreføres til 2025. 

Personvernombud

Personvernombudet har en aktiv rolle for å ivareta personvern i alle våre prosesser. Personvernombudet deltar i interne prosesser knyttet til bruk av kunstig intelligens (KI).

Økonomi

Forbruket i 2024 ble 1,4 millioner kroner lavere enn tildelt budsjett. Underforbruket skyldes både vakant stilling og sykelønnsrefusjoner. 

Ukom bruker i svært liten grad eksterne konsulenter. I den grad det er aktuelt handler det om kjøp av IT-utvikling som ikke blir levert fra Norsk Helsenett (NHN). Vi bruker i disse tilfellene avtaler som NHN har inngått.  Ut fra regnskapet har Ukom brukt 1,6 millioner kroner til eksterne konsulenter i 2024. Halvparten av beløpet er nedbetaling til Norsk Helsenett i forbindelse med utvikling av Helsepost. 400 000 kroner er utvikling av internettløsning. 

Det er ikke brukt midler på kjøp av kommunikasjonsrådgivningstjenester, men det er kjøpt eksterne tjenester til produksjon av webinarer for 250 000 kroner.

Kontordrift

I løpet av fem års drift mener vi at vi har fått etablert den daglige driften på en god måte. Samarbeidet med Norsk Helsenett om kjøp av IT-, arkiv- og anskaffelsestjenester fungerer bra, og betyr at vi som en relativt liten etat har mulighet til å ha stabile støttetjenester av høy kvalitet. Det gjør også at vi kan drifte kontoret på en effektiv og fleksibel måte. 

Lokalene er godt tilpasset arbeidet vi skal utføre. Administrative møter gjennomføres i stor grad gjennom videomøter. Innhenting av informasjon gjøres i stor grad gjennom fysiske intervjuer der vi reiser ut til virksomheter, pasienter og pårørende.