Overordnet styring og kontroll
Ukom har en overordnet virksomhetsstrategi som legger føringer for den årlige virksomhetsplanen. De overordnede dokumentene beskriver mål og prioriteringer.
Ukoms arbeidsprosesser med tilhørende beskrivelser av retningslinjer og rutiner er lett tilgjengelig for alle ansatte i styringssystemet på Ukoms intranett.
Risikovurderinger og oppfølging av risiko er en del av Ukoms overordnede styring og kontroll. Systemet er lagt opp slik at vi har opprettet et levende dokument som beskriver ulike risikoer knyttet til virksomheten med tilhørende tiltak for å minimere risiko. Her kan alle i ledergruppen skrive inn risikoer som oppstår. Arbeidet er forankret i lederansvaret og behandles på overordnet nivå. Her blir også risiko knyttet til gjennomføring av de ulike undersøkelsene tatt inn. En gang i måneden tas dette opp i ledermøte og justeres.
Fra høsten 2025 startet vi med mer tydelig oppfølging av prosjektporteføljen blant annet med definerte milepæler i prosjektene.
HMS
Ukoms overordnede HMS-mål er å ivareta lovkrav, ivareta HMS i den daglige driften samt sikre et enhetlig tilbud på HMS-området. Vi har etablert et arbeidsmiljøutvalg (AMU), som sammen med verneombudet har en viktig rolle i oppfølging av forebyggende HMS-arbeid.
Det ble gjennomført en vernerunde knyttet til det psykososiale arbeidsmiljøet. I tillegg har vi fått på plass sykefraværsrutiner og seniorpolitikk.
Ukom har et system for innmelding og håndtering av avvik som er lett tilgjengelig for de ansatte. Det er etablert rutiner for håndtering av interne avvik. Antall avviksmeldinger er lavt. Innmeldte avvik gjennomgås i arbeidsmiljøutvalget (AMU) for eventuell videre oppfølging.
Totalt i 2025 var det fem avviksmeldinger. Ett av avvikene skyldtes en feil i løsningen i innsending av bekymringsmeldinger fra ukom.no. Feilen var av teknisk art og meldingene som ble sendt inn via bekymringsknappen ble stoppet i oversendelsen mellom nettsiden og sakssystemet til Ukom. På grunn av denne feilen ble informasjonen fra skjemaet slettet. Ingen personopplysninger kom på avveie, men feilen førte til at det ikke var mulig å hente opp igjen meldingene fra den aktuelle perioden mellom januar og juni. Anslagsvis kan det dreie seg om mellom 20 – 40 meldinger som er slettet. Feilen ble rettet og Ukom satte i verk tiltak, både tekniske og organisatoriske, for at liknende hendelser ikke skal skje i framtiden.
Personvern og informasjonssikkerhet
Arbeidet med personvern og informasjonssikkerhet gjenspeiles i Ukoms styringssystem. Sikring av gode rutiner for personvern pågår som et kontinuerlig arbeid i alle prosesser.
Ukom har i 2025 kjørt et prosjekt for innføring av Microsoft 365 Copilot som verktøy. Vi har testet dette på ulike arbeidsprosesser i tett samarbeid med NHN. Før utrulling sikrer vi at sensitiv informasjon ikke er tilgjengelig for Copilot. Vi har hatt ulike opplæringsdager for bruk av Copilot og alle ansatte har måtte gjennomføre nettbaserte kurs i regi av Glasspaper Learning AS.
Personvernombud
Personvernombudet har en aktiv rolle for å ivareta personvern i alle våre prosesser. Personvernombudet deltar i interne prosesser knyttet til bruk av kunstig intelligens (KI) og deltar i prosjektet om innføring av Copilot.
Økonomi
Forbruket i 2025 ble 4,4 millioner kroner lavere enn tildelt budsjett. Underforbruket skyldes både vakant stilling og sykelønnsrefusjoner. Det skyldes også at overføringen fra 2024 ble høyere enn budsjettert. Det kom tidlig på året signaler om reduserte bevilgninger i helseforvaltningen i årene framover. For å kunne ha beredskap til å håndtere reduksjon i rammen i 2026, valgte Ukom å ikke benytte de ledige midlene til å øke bemanningen.
Kontordrift
Driften av kontoret er stabil, og vi har gode lokaler som egner seg for formålet. Samarbeidet med Norsk Helsenett for leveranser av dokumentasjonsforvaltning, IT drift og anskaffelse er en forutsetning for å ha en liten og effektiv stab lokalt og gjør oss mindre sårbare.